Session 01 - One-on-One Framework

Mục tiêu

One-on-One (1:1) là cuộc trò chuyện của người được lead, không phải buổi báo cáo status. Đây là công cụ quan trọng nhất để build trust, phát hiện vấn đề sớm, và phát triển con người.

Nguyên tắc vàng: 1:1 không phải standup. Nếu bạn chỉ hỏi "tuần này làm gì?" - bạn đang lãng phí thời gian của cả hai.

Frequency & Format

Format chuẩn (30 phút)

[0-5 phút]   Check-in: "Tuần này thế nào? Có gì muốn chia sẻ?"
[5-20 phút]  Agenda của direct report (blockers, career, ideas)
[20-25 phút] Agenda của lead (feedback, context, alignment)
[25-30 phút] Action items & recap

Question Templates theo Category

Career Growth

• "Bạn thấy mình đang ở đâu trên career path? Muốn đi hướng nào?"
• "Skill nào bạn muốn develop trong 6 tháng tới?"
• "Có project nào bạn muốn thử mà chưa có cơ hội?"
• "Bạn thấy role hiện tại có align với long-term goal không?"

Blockers & Challenges

• "Điều gì đang slow bạn down nhất lúc này?"
• "Có process nào bạn thấy frustrating?"
• "Bạn cần gì từ mình để unblock?"
• "Cross-team dependency nào đang gây khó?"

Feedback

• "Mình có thể improve điều gì trong cách lead team?"
• "Bạn có feedback gì cho mình về quyết định X tuần trước?"
• "Bạn cảm thấy thế nào về cách team đang collaborate?"

Wellbeing

• "Workload hiện tại thế nào? Sustainable không?"
• "Có gì đang stress bạn mà mình có thể help?"
• "Bạn có đủ time cho learning và side project không?"
• "Work-life balance gần đây ổn không?"

GROW Coaching Model

GROW là framework giúp lead coach thay vì chỉ đạo. Đặc biệt hiệu quả khi direct report cần guidance.

Ví dụ thực tế

Tình huống: Dev muốn chuyển từ backend sang full-stack.

G: "Mục tiêu cụ thể là gì?" → "Có thể tự build feature full-stack trong 6 tháng"
R: "Hiện tại React level nào?" → "Đã đọc docs, chưa build project thật"
O: "Những cách nào?" → "Pair với FE dev, take small FE task, online course"
W: "Tuần tới sẽ làm gì?" → "Pair với An để build search component"

Meeting Notes Template

markdown
## 1:1 Notes - [Tên] - [Ngày]

### Check-in
- Mood/Energy: [tốt / bình thường / mệt]
- Highlight tuần qua:

### Discussion Topics
1. [Topic từ direct report]
   - Context:
   - Discussion:
   - Decision/Next step:

2. [Topic từ lead]
   - Context:
   - Discussion:
   - Decision/Next step:

### Action Items
| Action | Owner | Deadline |
|--------|-------|----------|
|        |       |          |

### Notes for Next 1:1
- Follow up:

Common Mistakes - Anti-patterns

1. Cancel liên tục

• Vấn đề: Signal rằng bạn không coi trọng direct report
• Fix: Block calendar cứng, reschedule thay vì cancel

2. Dominate cuộc trò chuyện

• Vấn đề: Lead nói 80% thời gian → direct report không share
• Fix: Rule 70/30 - direct report nói 70%, lead 30%. Hỏi nhiều hơn nói

3. Biến thành status update

• Vấn đề: "Task A xong chưa? Task B thế nào?" → Đó là standup
• Fix: Status update qua Jira/Slack. 1:1 dành cho people topics

4. Tránh hard topics

• Vấn đề: Không đề cập performance issue, conflict
• Fix: Address sớm, dùng SBI model (xem Session 02)

5. Không follow up action items

• Vấn đề: Hứa rồi quên → mất trust
• Fix: Review action items đầu mỗi 1:1

Building Trust Through Consistency

Trust Equation

Trust = (Credibility + Reliability + Intimacy) / Self-Orientation

Checklist xây dựng trust

• Không cancel 1:1 trong 4 tuần liên tiếp
• Follow up 100% action items từ 1:1 trước
• Hỏi ít nhất 1 câu về career/wellbeing mỗi buổi
• Share context về team/company direction
• Give credit publicly, give feedback privately
• Nhớ và hỏi lại về topics quan trọng với họ

Quick Reference Card

Before 1:1:
  ✓ Review notes từ lần trước
  ✓ Check action items đã hoàn thành chưa
  ✓ Chuẩn bị 1-2 topics nếu direct report chưa có agenda

During 1:1:
  ✓ Start với open question
  ✓ Listen actively - đừng check laptop
  ✓ Use GROW cho coaching moments
  ✓ Note action items rõ ràng

After 1:1:
  ✓ Update shared notes
  ✓ Follow up action items trong tuần
  ✓ Nếu có urgent issue → act ngay, đừng đợi 1:1 sau