"Có thể nếu giảm scope. Đây là 3 options với different scope/timeline"
Team khác muốn bạn support
"Không có bandwidth"
"Hiện tại team đang focus [X]. Có thể support từ [date]. Hoặc tôi suggest [alternative]"
Template nói "Không"
1. Acknowledge: "Tôi hiểu đây là priority cao cho bạn"
2. Explain: "Hiện tại team đang commit [X] cho [stakeholder Y]"
3. Options: "Có 3 options: (A) trade-off, (B) delay, (C) alternative"
4. Recommend: "Tôi recommend option B vì [reason]"
5. Collaborate: "Bạn thấy thế nào?"
Handling Conflicting Priorities
Priority Alignment Framework
Step 1: List tất cả requests với requester và deadline
Step 2: Map mỗi request với business impact (Revenue/Cost/Risk/Strategic)
Step 3: Estimate effort (T-shirt sizing: S/M/L/XL)
Step 4: Plot trên Impact vs Effort matrix
Step 5: Present matrix cho stakeholders → để HỌ quyết định priority
Impact vs Effort Matrix
Low Effort
High Effort
High Impact
DO FIRST (Quick Wins)
DO NEXT (Major Projects)
Low Impact
FILL IN (Nice-to-have)
DON'T DO (Time Sinks)
Conflict Resolution Script
"Chúng ta có 3 requests cùng lúc:
A: [Feature] từ [Stakeholder 1] - Impact: High, Effort: L
B: [Bug fix] từ [Stakeholder 2] - Impact: High, Effort: S
C: [Tech debt] từ [Team] - Impact: Medium, Effort: M
Team capacity chỉ đủ cho B + một phần A trong sprint này.
Propose: B trước (quick win), A bắt đầu sprint này deliver sprint sau, C vào backlog.
Cần alignment từ [Stakeholder 1] về timeline A."
Cùng template mỗi tuần → stakeholder biết chỗ tìm info
Anti-patterns
✗ "Mọi thứ ổn" (không có data)
✗ Report dài 5 trang không ai đọc
✗ Chỉ report good news, hide problems
✗ Technical jargon cho non-technical audience
✗ Report không có action items
Building Credibility với Non-technical Stakeholders
Credibility Building Actions
Action
Khi nào
Ví dụ
Translate tech → business
Mọi lúc
"Refactoring giảm 40% thời gian phát triển feature mới" thay vì "reduce technical debt"
Deliver on promises
Mọi lúc
Commit realistic → deliver đúng hạn
Show data
Khi propose
Dashboard, metrics, benchmarks
Admit uncertainty
Khi chưa chắc
"Estimate hiện tại 4-6 tuần, sẽ refine sau spike"
Educate gently
Khi phù hợp
Lunch & learn sessions cho non-tech team
Share wins
After delivery
Demo, before/after metrics
Vocabulary Translation Table
Technical Term
Business Translation
Technical debt
"Rủi ro tích lũy làm chậm delivery tương lai"
Refactoring
"Cải thiện nền tảng để ship nhanh hơn"
Microservices migration
"Chia hệ thống để scale và deploy independent"
CI/CD pipeline
"Automation đưa code lên production an toàn"
Load testing
"Kiểm tra hệ thống chịu được bao nhiêu users"
Database indexing
"Tối ưu để tìm data nhanh hơn, giảm thời gian chờ"